Najważniejsze funkcje drukarek wielofunkcyjnych do biura w 2024

Współczesne drukarki wielofunkcyjne do biura są znacznie bardziej zaawansowane niż modele z ubiegłych lat. Oprócz podstawowego drukowania, oferują również skanowanie, kopiowanie, a często także faksowanie. Dla firm MŚP kluczowe są nie tylko same funkcje, ale również ich niezawodność i wydajność w codziennych zastosowaniach.

  • Duplex (druk dwustronny automatyczny) – znacznie ogranicza zużycie papieru, przekładając się na oszczędności i ekologiczne praktyki w biurze.
  • Łączność Wi-Fi – pozwala na bezprzewodowe drukowanie i skanowanie z dowolnego miejsca w biurze, co ułatwia pracę hybrydową czy korzystanie z urządzeń mobilnych.
  • Intuicyjne panele dotykowe – ułatwiają obsługę przez pracowników, bez konieczności angażowania wsparcia IT przy każdej zmianie ustawień.
  • Bezpieczeństwo danych – szczególnie ważne w kancelariach i klinikach. Nowoczesne urządzenia często oferują szyfrowanie dokumentów, autoryzację PIN czy integrację z systemami kontroli dostępu.

W praktyce to właśnie te cechy wpływają najbardziej na komfort, bezpieczeństwo oraz realne koszty pracy biurowej.

Rodzaje drukarek biurowych: laserowe czy atramentowe?

Wybór między drukarką laserową a atramentową od lat stanowi dylemat właścicieli firm. Oba typy mają swoje zalety i wady w kontekście biur i MŚP.

Drukarki laserowe – zalety i wady

  • Idealne do intensywnego, czarno-białego drukowania, dokumentów tekstowych i faktur.
  • Wyższa prędkość i niższy koszt wydruku pojedynczej strony w porównaniu do drukarek atramentowych.
  • Mniejsza awaryjność przy dużych obciążeniach.
  • Wyższy koszt zakupu, ale niższy koszt eksploatacji długoterminowej.
  • Modele kolorowe – nadal drogie i raczej do zastosowań specjalistycznych.

Drukarki atramentowe – zalety i wady

  • Doskonałe odwzorowanie kolorów – polecane do drukowania prezentacji, marketingowych materiałów czy umów z grafikami.
  • Niższy koszt zakupu, ale wyższe koszty materiałów eksploatacyjnych (tusze).
  • Większa wszechstronność formatów – często obsługują papier fotograficzny i różne typy papieru firmowego.
  • Nowoczesne systemy napełniania (na przykład EcoTank w Epson) obniżają koszt druku kolorowego.
  • Mniej odporne na bardzo wysokie obciążenia miesięczne.

Dla firm o dużym wolumenie prostych wydruków lepszym wyborem jest zazwyczaj laserowa drukarka. Małe biura o zróżnicowanych potrzebach mogą postawić na nowoczesną drukarkę atramentową z systemem oszczędnego uzupełniania tuszy.

Ranking najlepszych drukarek wielofunkcyjnych do biura w 2024

Poniżej prezentujemy ranking wybranych urządzeń dla firm MŚP w Trójmieście i okolicach, biorąc pod uwagę koszty eksploatacji, funkcjonalność oraz dostępność serwisu.

  1. Brother MFC-L3750CDW (laserowa kolorowa)
    • Drukowanie, skanowanie, kopiowanie, faksowanie
    • Automatyczny duplex, Wi-Fi, podajnik ADF na 50 arkuszy
    • Średni koszt wydruku mono: 0,10 zł / strona, kolor: 0,27 zł / strona
    • Niezawodna dla biur drukujących do 3 000 stron miesięcznie
  2. HP LaserJet Pro MFP M428fdw (laserowa mono)
    • Bardzo tani druk czarno-biały, szybki start i obsługa sieciowa
    • Duplex, Wi-Fi, integracja z chmurą i funkcje bezpieczeństwa
    • Średni koszt wydruku: 0,08 zł / strona
  3. Canon i-SENSYS MF655Cdw (laserowa kolorowa)
    • Pełna obsługa mobilna i Wi-Fi, szybkie drukowanie (do 21 str./min.)
    • Sprawdzony wybór dla kancelarii i małych klinik
    • Dobre zabezpieczenia danych
  4. Epson EcoTank M2120 (atramentowa mono, system stałego zasilania)
    • Niskie zużycie energii, bardzo tani koszt druku – ok. 0,01 zł / strona
    • Brak kartridży – łatwe, tanie uzupełnianie tuszu
    • Mała, cicha, idealna do biur i gabinetów medycznych
  5. Canon MAXIFY GX6040 (atramentowa kolorowa, system MegaTank)
    • Wyjątkowo tani kolorowy druk i wysoka wydajność na jednym uzupełnieniu
    • Duplex, Wi-Fi, obsługa chmury, podajnik ADF
    • Świetna dla firm potrzebujących elastyczności i niskich kosztów koloru
  6. Brother MFC-L2732DW (laserowa mono)
    • Idealna dla małego biura: tania eksploatacja, duplex, sieć Wi-Fi
    • Polecana do pracy ciągłej z szybkim serwisem w Trójmieście

Szczegółowe porównanie kosztów eksploatacji i możliwości wynajmu opiszemy w kolejnym rozdziale. Więcej szczegółów o urządzeniach A4 i case studies znajdziesz w rankingu urządzeń A4 oraz artykule Case study: Oszczędność 30%.

Koszty eksploatacji i możliwości wynajmu oraz leasingu drukarek dla MŚP

Realne koszty eksploatacji drukarki dla biura to nie tylko zakup urządzenia, ale zwłaszcza materiały eksploatacyjne, serwis oraz potencjalne przestoje.

Analiza kosztów własności w 2024 roku

  • Laserowa drukarka mono: koszt wydruku strony (toner, papier, serwis) – ok. 0,07-0,11 zł
  • Laserowa kolorowa: koszt strony – 0,27-0,40 zł
  • Atramentowa z systemem stałego zasilania: najtańsze drukowanie – 0,01-0,03 zł / str.

Przy miesięcznym wolumenie rzędu 1 000-3 000 stron, różnice w kosztach mogą oznaczać oszczędność kilkuset złotych rocznie.

Wynajem i leasing drukarek

Dla MŚP korzystną alternatywą jest wynajem drukarek lub leasing urządzeń biurowych. Pozwala to na outsourcowanie obsługi serwisowej, przewidywalny miesięczny koszt i brak wydatków na start.

  • Wynajem: cała obsługa i serwis w abonamencie – zero nieprzewidzianych opłat.
  • Leasing: możliwość odliczenia kosztów od podatku, przewidywalny plan finansowy.
  • Elastyczność – łatwa wymiana urządzenia przy zmianie potrzeb firmy.

Analizę szczegółów leasingu i opłacalności różnych modeli znajdziesz w artykule Wynajem czy leasing – co się opłaca w 2025?. Przykładowe kalkulacje miesięcznych rat i opisy najczęstszych ukrytych kosztów opisaliśmy w tekście Ukryte koszty tanich drukarek.

Usługa serwisowa wliczona w koszt wynajmu, gwarancja działania i szybka reakcja serwisu (serwis w cenie wynajmu) to kluczowy benefit dla firm, które nie chcą tracic czasu na naprawy.

Integracja drukarek z systemami biurowymi i chmurą

Obecnie integracja drukarek z popularnymi systemami biurowymi (Microsoft 365, Google Workspace, ERP, CRM) oraz usługami chmurowymi (OneDrive, Dropbox, chmura firmowa) znacząco podnosi efektywność pracy i bezpieczeństwo danych.

  • Drukowanie bezpośrednio z aplikacji biurowych i urządzeń mobilnych
  • Skanowanie dokumentów bezpośrednio do wybranej chmury lub folderu sieciowego
  • Dostępność aplikacji do zarządzania drukiem i monitorowania kosztów centralnie
  • Rozbudowane mechanizmy uwierzytelniania i szyfrowania dokumentów dla poufnych branż
  • Prosta integracja z systemami obiegu dokumentów

Dla kancelarii prawniczych i klinik medycznych polecamy modele z certyfikacjami bezpieczeństwa oraz funkcją automatycznego kasowania danych poufnych.

Więcej wskazówek, jak bezpiecznie wdrożyć drukarkę do infrastruktury IT, znajdziecie w serwisie z dedykowaną obsługą.

Specjalne modele drukarek dla kancelarii i klinik medycznych

Kancelarie i kliniki medyczne obsługują często duży wolumen dokumentacji zawierającej dane wrażliwe. Ich potrzeby są inne niż typowego biura handlowego:

  • Wyższe standardy bezpieczeństwa: autoryzacja użytkowników, dzienniki wydruków, automatyczne usuwanie bufora po zadaniu.
  • Szybkie skanowanie wielu stron: niezbędne do digitalizacji historii pacjentów czy archiwów spraw.
  • Bezpłatny serwis w pakiecie wynajmu: istotna ochrona przed przestojami krytycznymi w procesach kancelarii/kliniki.
  • Niskie koszty druku i możliwość pracy na umowie abonamentowej: by nie generować nieprzewidzianych kosztów.

Przykłady modeli polecanych dla takich sektorów to HP LaserJet Pro MFP M428fdw (biuro/kancelaria), Brother MFC-L3750CDW (klinicyna) czy szybkie urządzenia z dużym ADF jak Canon i-SENSYS MF655Cdw. Przydatne mogą być również rozwiązania wynajmu krótkoterminowego na szczytowe okresy zapotrzebowania.

Ekologiczne aspekty drukowania i oszczędności papieru w firmie

Firmy z Trójmiasta coraz częściej wdrażają ekologiczne rozwiązania w drukowaniu, kierując się nie tylko dbałością o środowisko, ale też wymiernymi oszczędnościami.

  • Automatyczny duplex – oszczędność papieru nawet o 40%, co przekłada się na mniejsze rachunki i mniej odpadów.
  • Urządzenia klasy „energy efficient” – zmniejszone zużycie energii elektrycznej.
  • Materiały eksploatacyjne o przedłużonej żywotności – zmniejszenie ilości odpadów i potrzeby częstego uzupełniania.
  • Elektroniczny obieg dokumentów – mniej wydruków „na zapas”, realne wsparcie dla efektywnego zarządzania informacją.
  • Wynajem drukarek – optymalizacja sprzętu do rzeczywistego wolumenu druku, ograniczenie przestojów i nadmiernej eksploatacji.

Implementacja ekologicznych drukarek i praktyk to zarówno inwestycja w wizerunek nowoczesnej firmy, jak i realna redukcja kosztów, o czym więcej w case study z oszczędnością 30%.

FAQ – najczęstsze pytania

Jak wybrać drukarkę wielofunkcyjną do biura?

Najważniejsze są: oczekiwana liczba wydruków miesięcznie, przewaga wydruków czarnobiałych czy kolorowych, wymagania dotyczące skanowania i kopiowania, obecność duplexu, Wi-Fi oraz potrzeby związane z bezpieczeństwem danych. Warto także sprawdzić koszt strony i dostępność serwisu.

Czy lepsza jest drukarka laserowa czy atramentowa do małej firmy?

Dla małej firmy z wysokim wolumenem prostych wydruków najlepiej sprawdzi się drukarka laserowa mono, dzięki niskim kosztom eksploatacji. Jeśli jednak potrzebne są wydruki kolorowe i elastyczność, nowoczesne modele atramentowe z systemem napełniania (MegaTank/EcoTank) będą optymalne.

Jakie są koszty eksploatacji drukarek w firmie?

Koszt eksploatacji zależy od technologii druku i modelu: laser mono to ok. 0,07–0,11 zł za stronę; laser kolor – 0,27–0,40 zł; atrament z systemem stałego zasilania – już od 0,01 zł. Istotne są też koszty serwisu, papieru i materiałów eksploatacyjnych.

Jak działa leasing lub wynajem drukarek?

Leasing i wynajem drukarek pozwalają na korzystanie z wysokiej klasy urządzeń za przewidywalną miesięczną opłatą. Wynajem zazwyczaj obejmuje pełen serwis i materiały eksploatacyjne, a leasing to rozwiązanie pozwalające na odliczenia podatkowe i łatwą wymianę sprzętu na nowy po zakończeniu umowy.

Jak zintegrować drukarkę z systemem biurowym i chmurą?

Nowoczesne drukarki mają wbudowane opcje integracji z systemami biurowymi (Microsoft 365, Google Workspace) oraz możliwość bezpośredniego zapisywania skanów w chmurze (np. Dropbox, OneDrive). Integracja przebiega zwykle przez dedykowane aplikacje producentów i proste konfiguratory sieciowe.

Jakie drukarki są polecane dla kancelarii i klinik?

Kancelarie i kliniki powinny wybierać modele z funkcjami bezpieczeństwa (szyfrowanie, autoryzacja użytkownika, dzienniki zdarzeń), szybkim skanowaniem i wsparciem serwisowym. Przykłady to HP LaserJet Pro MFP M428fdw, Canon i-SENSYS MF655Cdw czy Brother MFC-L3750CDW.

Jakie ekologiczne rozwiązania można stosować w drukowaniu w firmie?

Należy wdrożyć druk dwustronny (duplex), stosować urządzenia o niskim poborze energii, wykorzystywać materiały o przedłużonej żywotności i wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów ograniczający liczbę wydruków. Wynajem urządzeń biurowych zapewnia optymalizację zużycia i szybki serwis.